'Eigenlijk zorgt de koppeling voor een bijna volledige afhandeling van de order tussen beide administraties'
"De ambitie om naar het buitenland te gaan hadden we altijd al," vertelt Jaap Steinvoorte, IT-manager bij 4blue. "Maar door de veranderende markt zijn we versneld gaan kijken naar internationale kansen. Dit leidde tot de oprichting van een verkoopkantoor en webshop in Duitsland."
De stap over de grens bracht echter nieuwe uitdagingen met zich mee voor 4blue. Duitsland kent een specifieke wet- en regelgeving rondom belastingen en bedrijfsvoering, waardoor een aparte administratie noodzakelijk was. 4blue koos ervoor om, net als in Nederland, met Exact Online te werken. Niet alleen kregen ze hierdoor twee verschillende administraties, maar ook twee aparte Exact licenties, een Nederlandse en een Duitse. Hoe zorg je er dan voor dat deze administraties en licenties onderling met elkaar communiceren?
Om de processen tussen de Nederlandse en de Duitse administratie soepel te laten verlopen, maakt 4blue gebruik van de Intercompany Logistics koppeling van T-Box. Deze oplossing zorgt ervoor dat bestellingen die binnenkomen in de Duitse Exact-omgeving automatisch worden doorgezet naar de Nederlandse administratie. Maar de koppeling zorgt voor meer dan alleen order synchronisatie. Naast het verwerken van bestellingen, regelt de koppeling ook de ontvangsten, leveringen en facturatie van de orders.
Hierdoor wordt het hele proces tussen beide administraties grotendeels geautomatiseerd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten die ontstaan bij handmatige invoer. "Eigenlijk zorgt de koppeling voor een bijna volledige afhandeling van de order tussen beide administraties," legt Jaap uit. En dit allemaal gebeurt op de achtergrond. Daardoor kan 4blue zich volledig richten op hun groei, zonder dat zij zich bezig hoeven te houden met complexe, administratieve processen.
Jaap: “Via mijn netwerk werd ik getipt over T-Box als mogelijke oplossing voor onze uitbreiding naar Duitsland. In de eerste gesprekken merkten we al snel dat we met verschillende invalshoeken naar de uitdaging keken. Onze technisch specialist wist precies wat hij wilde, terwijl de consultant van T-Box zijn eigen heldere visie had op hoe we het het beste konden aanpakken. In het begin spraken we allebei vooral onze eigen taal, wat de samenwerking uitdagend maakte. Maar juist door die gesprekken, en doordat we openstonden voor elkaars inzichten, kwamen we uiteindelijk tot een oplossing die nog beter was dan we vooraf hadden bedacht.”
info@t-box.nl +31 85 051 24 71 Esp 234 5633 AC, Eindhoven
Acconet B.V. • Alle rechten voorbehouden
