De grenzen van Exact Online en aanvullende automatisering

Written by Joan | 2024-08-16

'Onze automatiseringswensen zijn een stuk complexer en uitgebreider dan de mogelijkheden van Exact Online en T-Box heeft daarbij de juiste aanvulling geboden'

STEENWIJK – Horequip is een grote speler op het gebied van keukeninrichting bij horecabedrijven zoals restaurants, kantines en grote supermarktketens. Met Foodservice Architecture worden grootkeukens op projectbasis ontworpen en ingericht. Daarnaast heeft Horequip een onderdeel Fieldservice dat service en onderhoud verricht.

Fieldservice is een belangrijk onderdeel. Afnemers van diensten van Horequip vinden het prettig dat ze voor hun apparatuur bij één adres terecht kunnen voor zowel de aankoop als het onderhoud.

HorEquip-157.jpg

Horequip staat bekend om haar goede bereikbaarheid, de landelijke dekking en de swapservice waarbij een defect artikel wordt gewisseld met een werkend exemplaar.

Exact Online

Een periode van stevige groei maakte het noodzakelijk om interne processen te optimaliseren en te automatiseren. Doordat Exact Online géén all-in-one omgeving heeft voor bedrijven die voorraad houden én projecten uitvoeren, koos Horequip ervoor om gebruik te gaan maken van twéé licenties van Exact Online: Projectmanagement en Handel. “Prima als basis”, vertelt Stefanie Timmerman, controller en teamleider van de administratie van Horequip. “Maar we wilden één financieel systeem realiseren en gegevens koppelen en consolideren.”

HorEquip-149.jpg

T-Box als aanvulling

“We gebruiken T-Box om diverse processen te automatiseren tussen de twee licenties, en buiten de licenties om. Denk hierbij aan:

  • Het overzetten van de boekingen in het logistieke memoriaal van Handel naar Projecten.
  • Klaarzetten van facturen in projecten, o.b.v. goederenleveringen in Handel.
  • Het afletteren van “Nog te ontvangen facturen” boekingen.
  • Het overzetten van inkooporders en ontvangsten in Handel naar Projecten.
  • Het overzetten van relaties, grootboekrekeningen en artikelen van de éne naar de andere administratie (Central Master Data Management).
  • Het ontvangen van werkbonnen uit een andere applicatie, en deze meesturen met de PDF factuur naar de klant.
  • Het ontvangen van scans van pakbonnen uit het ontvangstproces, en deze uploaden bij de ontvangst in Exact Online.
  • Het afdrukken van labels in ons magazijn op basis van inkooporders en product-ontvangsten.

Onze automatiseringswensen zijn een stuk complexer en uitgebreider dan de mogelijkheden van Exact Online en T-Box heeft daarbij de juiste aanvulling geboden.”

Hoe heb je de dienstverlening en implementatie van T-Box ervaren?

“In het begin was het onduidelijk wie de lead ging nemen. De start van de implementatie verliep daardoor stroever dan we hadden verwacht. We bleken echt wat meer begeleiding nodig te hebben. We zijn er gelukkig samen goed uit gekomen, maar de volledige implementatie heeft ons wel meer tijd en moeite gekost dan we vooraf dachten. Het afhandelen van tickets die we invoeren bij vragen of opmerkingen, was in het begin zoeken.

HorEquip-49.jpg

Het kon wat sneller wat ons betreft en de bereikbaarheid van de consultants van T-Box behoefde zeker in het begin verbetering. We merken daarentegen wel dat er bij T-Box veel praktische kennis van de markt aanwezig is. Hierdoor maken ze een goede vertaalslag van problemen en wensen van ons naar de automatiseringsoplossingen.”

T-Box
Resources
Contact
info@t-box.nl
+31 85 051 24 71
Esp 234
5633 AC, Eindhoven
Volg ons

Acconet B.V. • Alle rechten voorbehouden