'Toen bleek dat Exact deze API-integraties niet zelf kon leveren, zijn we in zee gegaan met T-Box'
De binnenplaats van Agro-Solutions
Achter deze duurzame missie schuilt een uitdagende organisatiestructuur met meerdere samenwerkende bv’s, die nauw met elkaar verbonden zijn op het gebied van productie, inkoop, verkoop en beheer. Dat stelt hoge eisen aan de administratieve processen.
Sandra Martens, financieel directeur bij Agro-Solutions, zag al vroeg de noodzaak van een toekomstbestendig systeem. “Met de groei van ons bedrijf steeg ook de behoefte aan grip op voorraadbeheer, batchregistratie en volledige traceerbaarheid. Niet alleen voor onze interne processen, maar ook om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.
Enkele bekende producten van Agro-Solutions
De keuze viel op Exact Online als basispakket. Voor standaardboekhouding voldeed dat prima, maar de onderlinge samenwerking tussen onze bv’s vroeg om verregaande automatisering en koppelingen. Toen bleek dat Exact deze API-integraties niet zelf kon leveren, zijn we in zee gegaan met T-Box.”
De implementatie van T-Box Intercompany Logistics zorgde voor een grote efficiëntieslag. De processen van Agro Solutions zijn sterk verweven.
T-Box heeft het volledige administratieve proces geautomatiseerd: van werkorders en leveringen tot facturatie en CBS-rapportages. Voor die laatste toepassing, de maandelijkse aangifte van meststoffen, werd een specifiek stukje software ontwikkeld, dat logistieke data uit Exact gebruikt om een gestandaardiseerd Excel-formaat te genereren waarmee de aangiftes eenvoudig kunnen worden gedaan.
Sandra: “Er was best wat tijdsdruk tijdens de implementatie van onze ERP omgeving en koppelingen en ik heb een heel intensief contact gehad met de T-Box consultant. Ik weet zelf wel redelijk wat er kan en niet kan en ben een systematische denker. Ik had daarom al goed uitgewerkt welke processen we hebben en welke automatisering daarvoor nodig was. Tijdens de implementatie doken nog een aantal administratieve processen op die we op voorhand niet voorzien hadden.
Testopstellingen bij de afdeling Research & development
Daar hebben we gelukkig samen snel en adequaat op kunnen reageren, zodat ook onze bijzonderheden door T-Box worden meegenomen. Alles loopt zoals het moet lopen en dat ook nog eens geautomatiseerd. Er zijn nog een paar handelingen die we handmatig uitvoeren, omdat ze niet vaak hoeven te worden uitgevoerd. Maar als dit vaker nodig is dan gaan we die zeker ook automatiseren. Ik ben wel voorstander van zoveel mogelijk herhalingswerkzaamheden door computers te laten doen.”
Automatisering van logistieke processen
"In de beginperiode ervaarde ik regelmatig dat ik lang moest wachten op reactie. Dat had denk ik te maken met de krappe personeelsbezetting. Ik merk dat dit de afgelopen tijd is verbeterd. Dit komt ook deels door de invoering van het ticket systeem van T-Box. We hebben veel van elkaar geleerd de afgelopen jaren en dan nemen je vragen natuurlijk ook af.”
info@t-box.nl +31 85 051 24 71 Esp 234 5633 AC, Eindhoven
Acconet B.V. • Alle rechten voorbehouden
